We rennen van de ene naar de andere afspraak en plannen onze agenda’s tjokvol.
Foto van Eva Jinek

Met deze 5 time-management tips wordt je planning geheid een succes

We rennen van de ene naar de andere afspraak en plannen onze agenda’s tjokvol. Maar is het nog wel overzichtelijk? The New York Times brengt daar verandering met deze handige tips.

We rennen van de ene naar de andere afspraak en plannen onze agenda’s tjokvol.
We rennen van de ene naar de andere afspraak en plannen onze agenda’s tjokvol. Gettyimages

Opzij, opzij, opzij. Maak plaats, maak plaats, maak plaats, Ik heb ongelofelijke haast. Ik moet rennen, springen, vliegen, duiken, vallen, opstaan en weer doorgaan.

Herman van Veen wist het jaren geleden al perfect te verwoorden. Nederlanders zijn het liefst altijd druk in de weer en stilzitten lijkt een unicum. Om al die koffie-afspraken, sportlessen en vergaderingen te combineren, maakte schrijver én organisatie- en productiviteitsconsultant Julie Morgenstern voor The New York Times een handig lijstje met tips voor de perfecte time-management .

Je kan Morgenstern een absolute ervaringsdeskundige noemen, want ze kwam zelf standaard te laat, was altijd alles kwijt en rende als een ongeorganiseerde malloot van de ene naar de andere afspraak. Tot het moment dat ze moeder werd, want toen werd het tijd om orde op zaken te stellen. Inmiddels is ze een expert op het gebied van productiviteit en time-management. En dít is wat ze je mee wil geven:

1. Houd in je planning ook rekening met pauzes

Niemand wordt er productiever van om constant allerlei werkzaamheden door elkaar te doen. Daarom is het belangrijk om na iedere activiteit of klus een momentje rust in te plannen. Al is het maar vijf minuten, een loopje naar de koffieautomaat al mag het van Morgenstern ook gerust  een momentje nietszeggend scrollen door je timeline zijn.

Eigenlijk zouden die vijf minuten niksen net zo belangrijk moeten zijn als de werkzaamheden voor én na je pauze. Maar dat vergeten we nog veel te vaak.

2. Maak niet alleen een planning voor morgen, maar ook voor overmorgen én die dag daarna

“Een planning maken voor de volgende dag is een goed streven. Maar een planning wordt pas écht een succes als je verder kijkt dan alleen de volgende dag”, zegt Morgenstern. Als er bijvoorbeeld een onverwachte afspraak bijkomt, is het best wel prettig als je de dag daarna nog wat speling hebt, zodat je het een en ander door kan schuiven.

3. Plan niet alleen op basis van tijd, maar hou ook rekening met hoeveel energie deze activiteiten zullen vergen

Aan het einde van de dag nog een mega belangrijke klus klaren, leidt geheid tot een mislukking. En dat wil natuurlijk niemand. Daarom is het belangrijk om naast een bepaalde hoeveelheid tijd voor een activiteit uit te trekken, ook rekening te houden met de hoeveelheid inzet en concentratie deze taak van je vraagt.

Neem een activiteit mee in je planning zodra hij meer dan vijf minuten kost. Hierdoor word je planning niet alleen een stuk realistischer, maar ook veel beter vol te houden. Het moet tenslotte wel een beetje leuk blijven.

4. Maak gebruik van maximaal vier communicatiekanalen

Facebook, Whatsapp, e-mail, twitter, instagram, sms en bellen. Je zou voor de grap een keer bij moeten houden hoeveel tijd je doorbrengt op je telefoon, dan kom je er al snel achter dat al die communicatiekanalen meer tijd en energie van je vergen, dan dat ze je leven efficiënter maken.

"Time-management gaat over het beheren van je energie en je denkvermogen, dus moet je af en toe moeilijke afwegingen maken”, zegt Morgenstern. Met vier communicatiekanalen kom je vaak prima uit de voeten en ben je alsnog altijd bereikbaar. Het kan dus helemaal geen kwaad om wat kanalen schrappen en bovendien bespaart het je bakken met tijd.

5. Hou je werk-en privéplanning júíst niet gescheiden

Dat klinkt misschien een beetje gek, want deze zaken wil je toch juist zo veel mogelijk scheiden? Maar volgens Morgenstern kan het voor een hoop onoverzichtelijke rompslomp zorgen. Voor je het weet, werk je met een papieren agenda voor thuis, een online agenda op werk en heb je daarnaast nog wat losse to-do lijstjes. Met al die losse lijstjes lukt het plannen voor geen meter.

Dus gooi het allemaal op één hoop en maak keuzes. Papier of online. “Je hebt 168 uur per week om te besteden. Om de juiste balans te vinden tussen werk en privé, werkt het niet om allerlei losse planningen te maken. Probeer het juist als een eenheid te zien.” Dan is het volgens Morgenstern pas mogelijk om een realistische en haalbare planning te maken, waarbij je ook nog plek overhoudt voor jezelf, familie, vrienden en die ondergeschoven hobby.

Kortom, kan jouw planning ook wel een make-over gebruiken? Overweeg dan om het roer eens flink om te gooien, en werp een blik op onderstaand artikel waarin Morgenstern nog meer zinnige tips geeft!

Bron: 
The New York Times